A könyvelő abból dolgozik majd, amit te összeraksz neki. A beküldendő anyagok, rendszeresség, rendszerezés az egyik leggyakoribb kérdések, ezért ma ezzel a témával fogunk bővebben foglalkozni.

Egy könyvelőnek három féle dokumentáció típusra van szüksége:

  • Bevételi számlák (sales invoices)
  • Költségszámlák (purchase invoices)
  • Bankszámlakivonat

Bankszámla

Magánvállalkozók esetében nem kötelező külön vállalkozói bankszámlát nyitnod, de az átláthatóság miatt ajánlott a céges kiadásaidat és bevételeidet egy külön számlán kezelned. Ez csak egy ajánlás, ez nem kötelező.

LTD esetében viszont mindenképp kötelező a cégnek egy külön számlával rendelkeznie. Ennek a számlakivonatát kell majd havi szinten beküldened a könyvelődnek.

PayPal és a többiek

A lista természetesen még bővül az egyéb elektronikus számlákkal is. Ilyen például a PayPal, amely gyakorlatilag egy különálló bankszámla. Itt is lehetőséged van a havi kivonat letöltésére és ha ez összefügg a vállalkozásod és céged tevékenységével, akkor erre is szüksége lesz a könyvelődnek. 

Nyomtatni vagy nem nyomtatni?

Ezeket a kivonatokat nem kell kinyomtatnod, mert az adóhivatal ez Egyesült Királyságban elfogadja az elektronikus kivonatokat is, mint könyvelési dokumentációt. Épp ezért nem kell kinyomtatnod a bankszámla kivonataidat sem, a bejövő és a kimenő számlákat sem. Az egész könyvelési dokumentációt kezelheted és tárolhatod elektronikus formában. Feleslegesen ne nyomtass ki semmit.

Miből dolgozik a könyvelő?
Fotó: Charles – Unsplash

Rendszeresség

Mi az AWOC-nál havi szinten dolgozzuk fel a könyveléseiteket, de egyek könyvelők csak évente egyszer kérik be a papírokat. Utóbbival semmi probléma nincs, de a tapasztalatok azt mutatják, hogy egyszerre feldolgozni egy teljes évet megterhelő a vállalkozónak / igazgatónak és a könyvelőnek is. Mivel 12 hónap anyagát kell feldolgozni egyszerre a vállalkozások sokszor elfelejtenek egyes számlákat. A könyvelő így nem tud mindent leírni majd és magasabb lesz a befizetendő adó. Amennyiben a könyvelőd évente csak egyszer kéri be az anyagot, neked ettől függetlenül ajánlatos havi rendszerességgel lementened a számlákat és a kivonatokat, hogy később ne felejts el semmit.

Könyvelési anyagok beazonosítása

A könyvelő száméra könnyen beazonosíthatóvá kell tenned a tételeket. A könyvelőnek nagy mértékben segítheted a munkáját azzal, hogy a nem nyilvánvaló tételeket szövegkiemelővel megjelölöd és kiegészíted megjegyzéssel (nyomtatott formában), illetve elektronikusan beleírsz a táblázatba, vagy emailbe egy kis magyarázatot. Amiről nincs számla (megesik ez is) arról írjatok egy jegyzetet, vagy emailt. Egy mérföldelszámolás esetében írjátok le mennyi mérföldet mentetek, erről legyen egy táblázat megjegyzésekkel, stb.

A számlák kapcsolódjanak a vállalkozáshoz

Nem lehet minden egyes tételt leírni. Egy étterem leírhatja az élelmiszerszámlákat, de egy festő esetében ez nem fog működni. Amennyiben tanácsra van szükséged, keresd a könyvelődet.

A blogbejegyzéshez tartozó videót itt tudod megtekinteni: